Посредством Амбасаде Р. Србије у Отави можете извршити упис и промене података у матичним књигама у Р. Србији:

• пријава рођења детета
• пријава брака
• пријава смрти
• прибављање извода из матичне књиге или уверења о држављанству

Остале промене података у матичним књигама могу се извршити искључиво у Републици Србији:

• промена личног имена
• пријава канадске судске пресуде о развода брака

Амбасада може прибавити извод из матичне књиге или уверење о држављанству за потребе странке када је упис већ извршен. Детаљније...

ПРИЈАВА РОЂЕЊА ДЕТЕТА НА ТЕРИТОРИЈИ КАНАДЕ

За пријаву детета рођеног у Канади ради уписа у матичну књигу рођених и евиденцију држављана Републике Србије (по месту последњег пребивалишта родитеља у Републици Србији) потребно је доставити следеће:

1. Ћирилицом попуњен захтев (PrijavaRodjenjaDeteta.doc) за упис у матичну књигу рођених Републике Србије потписан од стране оба родитеља. Уколико се захтев не подноси лично, потписи треба да буду оверени од стране Notary Public-а. Видети напомену ниже.
2. Ћирлицом попуњен захтев (DrzavljanstvoUpis-clan 9 i 10.doc) за упис детета у евиденцију држављана Републике Србије. Уколико се захтев не подноси лично у Амбасади, потпис родитеља треба да буде оверен од стране Notary Public-а. Видети напомену ниже.
3. Оригинал канадског извода из матичне књиге рођених (Statement of Live Birth), преведен на српски језик ћирилицом. Оргинали извода из матичних књига, да би били признати у Р. Србији, морају бити оверени печатом апостил. Овера печатом APOSTILLE врши се у Global Affairs of Canada или у провинцијским канцеларијама за легализацију докумената. Списак овлашћених канцеларија за оверу апостилом можете пронаћи на следећем линку: Global Affairs of Canada.
4. Фотокопије важећих биометријских пасоша Републике Србије за оба родитеља (ако је један родитељ страни држављанин приложити копију страног пасоша). Уколико родитељи не поседују важеће биометријске пасоше Републике Србије неопходно је, уз копије страних пасоша, приложити фотокопије уверења о држављанству Републике Србије за оба родитеља или попунити образац сагласности ZUP.Obrazac.MK.doc, како би матичар у Србији смео да изврши увид у ваше податке у матичним књигама и евиденцији држављана. 
5. Извод из матичне књиге венчаних. Уколико је брак склопљен у Канади и није уписан у матичне књиге венчаних у Републици Србији, потребно је поднети и захтев за пријаву брака. 
6. Уколико је дете старије од 14 година, потребна је његова сагласност (Формулар SaglasnostDeteta.doc). Потпис детета мора бити оверен од стране Notary Public, уколико исту не потписује у Амбасади,
7. Конзуларни трошкови износе 30 CAD (начини плаћања).
8. Контакт подаци (e-mail адреса и број телефона)
9. Коверат са плаћеном поштарином адресиран на вашу кућну адресу ради доставе првог примерка ИМКР из Србије. (достављање поштом)

Напоменe:

• Формулари морају бити попуњени ћирицом. Уколико дете има лично име које је "страно" и различито се пише и изговара (нпр. Amy и Ејми), потребно је попунити име детета ћирилицом, па затим у загради написати како се име пише на енглеском језику у оригиналу, нпр. Ејми Џонсон (Amy Johnson)
• Канадски Извод из матичне књиге рођених (Long form - Statement of Live Birth) мора имати превод на српски језик са личним именом преведеним на ћирлицу онако како се изговара. У загради након тога написати име у оригиналу. Нпр. Ејми Џонсон (Amy Johnson)
• У складу са новим Законом о управном поступку, један од родитеља може потписати изјаву да надлежан орган у Републици Србији службеним путем прибави податке неопходне за поступак одлучивања (ZUP.Obrazac.MK.doc). Уколико се уз захтев подноси дата изјава, у том случају није потребно подносити извод из матичне књиге венчаних и фотокопије уверења о држављанству Републике Србије за родитеље.
• Оригинална документа се шаљу надлежној матичној служби у Републици Србији и не враћају се подносиоцу захтева. 

ПРИЈАВА БРАКА СКЛОПЉЕНОГ У КАНАДИ

За пријаву брака закљученог у Канади, ради уписа у матичну књигу венчаних по месту последњег пребивалишта у Републици Србији, потребно је овој Амбасади доставити следеће:

1. Попуњен захтев  за пријаву брака (PrijavaBraka.doc), потписан од стране супружника. Потписи треба да буду оверени од стране Notary Public, уколико се захтев не подноси лично у Амбасади.
2. Изјава о презимену после закључења брака, потписана од оба супружника (IzjavaOPrezimenu.doc). Потписи треба да буду оверени од стране Notary Public-а, уколико се изјава не потписује у Амбасади.
3. Оригинал канадског извода из Матичне књиге венчаних (Marriage Certificate), преведен на српски језик ћирилицом. Оргинали извода из матичних књига, да би били признати у Р. Србији, морају бити оверени печатом апостил. Овера печатом APOSTILLE врши се у Global Affairs of Canada или у провинцијским канцеларијама за легализацију докумената. Списак овлашћених канцеларија за оверу апостилом можете пронаћи на следећем линку: Global Affairs of Canada.
4. Фотокопије важећих биометријских пасоша или личне карте Републике Србије за оба супружника (ако је један супружник страни држављанин приложити копију страног пасоша или другог страног идентификационог документа).
5. Конзуларни трошкови износе 30 CAD (начини плаћања).
6. Контакт подаци (e-mail адреса и број телефона)
7. Коверат са плаћеном поштарином адресиран на вашу кућну адресу ради доставе провог примерка ИМКB из Србије (достављање поштом)

Напоменe:

• Уколико супружницима ово није први брак, неопходно је приложити Извод из матичне књиге рођених из Србије у коме је у рубрици "Напомена" уписано да је претходни брак разведен. Ово није потребно уколико се, у складу са новим Законом о управном поступку, поднесе изјава да надлежан орган у Републици Србији службеним путем прибави податке неопходне за поступак одлучивања (ZUP.Obrazac.MK.doc).
• Marriage Certificate мора имати превод на српски језик. 
• Оригинална документа Амбасада ће проследити надлежној матичној служби у Републици Србији и неће их вратити подносиоцу захтева. 

ПРИЈАВА ЧИЊЕНИЦЕ СМРТИ ДРЖАВЉАНИНА Р. СРБИЈЕ НА ТЕРИТОРИЈИ КАНАДЕ

За пријаву чињенице смрти у Канади, ради уписа у Матичну књигу умрлих по месту последњег пребивалишта у Републици Србији, потребно је овој Амбасади доставити следеће:

1. Попуњен захтев (PrijavaSmrti.doc) за пријаву чињенице. Потпис лица које пријављује треба да буде оверен од стране Notary Public, уколико се захтев не подноси лично у Амбасади.
2. Оригинал канадског Извода из матичне књиге умрлих (Death Certificate), преведен на српски језик на ћирилици. Оргинали извода из матичних књига, да би били признати у Р. Србији, морају бити оверени печатом апостил. Овера печатом APOSTILLE врши се у Global Affairs of Canada или у провинцијским канцеларијама за легализацију докумената. Списак овлашћених канцеларија за оверу апостилом можете пронаћи на следећем линку: Global Affairs of Canada. Не можемо прихватити Death Certificate издат од погребног предузећа или медицинске установе, већ само онај издат од стране надлежне провинцијске службе Vital Statistics
3. Важећи пасош или лична карта Републике Србије преминулог лица (ако лице није поседовало важећи пасош или личну карту Р. Србије, потребно је доставити други стари документ који доказује последње пребивалиште лица у Србији).
4. Конзуларни трошкови износе 30 CAD (начини плаћања).
5. коверат са плаћеном поштарином  (достављање поштом)

Напомена:

• Извод из матичне књиге на енглеском језику мора имати превод на српски језик.  
• Оригинална документа Амбасада ће проследити надлежној матичној служби у Републици Србији и неће их вратити подносиоцу захтева. 
• Уколико желите да посмртне остатке преминуле особе пренесете у Р. Србију ради сахрањивања, потребно је да се изда Спроводница од стране ове Амбасаде. Ближе информације можете наћи овде

ПРИБАВЉАЊЕ ИЗВОДА ИЗ МАТИЧНЕ КЊИГЕ ИЛИ УВЕРЕЊА О ДРЖАВЉАНСТВУ

Уколико је потребно, ппосредством ове Амбасаде можете прибавити свој Извод из матичне књиге или Уверење о држављанству. Захтев можете поднети у своје име или за најближе чланове породице (децу или родитеље)

Формулари:

Потребно је да амбасади доставите следеће (лично, поштом или на e-mail амбасаде consular.ottawa@mfa.rs):

• читко попуњен и потписан формулар 
• фотокопију српског или југословенског документа (пасош, лична карта, ИМКР, ИМКВ, ИМКУ, Уверење о држављанству, црквена крштеница) на име особе за коју се извод тражи
• фотокопију важећег пасоша или другог документа подносиоца захтева
• новац за конзуларну таксу (начини плаћања и ценовник)
• повратну адресирану коверту са плаћеном поштарином  (достављање поштом)

Уколико свој захтев достављате e-mail-ом, потребно је да документа скенирате на скенеру. Фотографије докумената израђене телефоном неће бити прихваћене.

Амбасада има приступ бази матичних служби Р. Србије и уколико се особа за коју се тражи документ налази у бази, извод можемо издати одмах. Међутим, уколико се особа не налази у бази, ваш захтев ће бити прослеђен надлежној матичној служби, те процедура прибављања може трајати и до два месеца.

За информацију, овде је списак  измештених матичних служби са Косова и Метохије.

ПРОМЕНА ЛИЧНОГ ИМЕНА

Најчешће промене личног имена настају приликом венчања и преузимања презимена супружника. Уколико је брак склопљен у иностранству, односно у Канади, неопходно је извршити пријаву брака ради уписа у матичне књиге венчаних у Србији. 

Такође, држављани Србије који су својевремено емигрирали у Канаду, често су приликом пријема у држављанство Канаде променили своје лично име. Ради илустрације наводимо пример да је лице под именом Јован Петровић променио лично име у John Petrovich. Амбасада саветује у оваквим случајевима да се лично име у Србији усклади са личним именом у Канади, што значи да се у правном саобраћају и једне и друге земље чији су држављани користи истоветно лично име. Амбасада сматра да је веома битно да се на документима обе земље налази исто лично име што олакшава путовање као и обављање свих других правних радњи како у Србији тако и у Канади.

Наводимо следећи пример: ако је држављанин Србије променио лично име у Канади, а исто није учинио и у Србији, а жели да поднесе захтев за пасош Србије, биће неопходно да се његово лично име на канадском идентификационом документу (пасош Канаде) у потпуности слаже са именом уписаним у матичним књигама у Србији. Уколико се имена не слажу, пре подношења захтева за пасош неопходно је поднети захтев за промену личног имена у Србији и на тај начин ускладити своје лично име у Србији са личним именом у Канади. Наравно могуће је урадити и обрнуто – променити своје лично име у Канади и вратити се на лично име које је већ уписано у матичним књигама у Србији.

Лице чије име или презиме, односно и име и презиме, садржи више од три речи дужно је да се у правном саобраћају служи скраћеним личним именом. Тим поводом се матичару даје изјава о скраћеном личном имену.

Захтев за промену личног имена подноси се општинској управи на чијем подручју подносилац захтева има пребивалиште у Србији. Општинска управа која прихвати захтев за промену личног имена дужна је да о томе обавести надлежног матичара ради уписа промене личног имена у матичну књигу рођених и венчаних и орган који води евиденцију о пребивалишту грађана.

ПРИЗНАВАЊЕ КАНАДСКЕ СУДСКЕ ПРЕСУДЕ О РАЗВОДУ БРАКА

Ако је брак разведен у Канади, потребно је да се у Србији покрене поступак за признавање стране судске пресуде о разводу брака код основног општинског суда у Републици Србији, према месту последњег пребивалишта. Канадска пресуда о разводу брака треба да буде оверена печатом апостил и преведена на српски језик код овлашћеног судског тумача у Републици Србији. Овера печатом APOSTILLE врши се у Global Affairs of Canada или у провинцијским канцеларијама за легализацију докумената. Списак овлашћених канцеларија за оверу апостилом можете пронаћи на следећем линку: Global Affairs of Canada. 

По доношењу решења о признавању судске пресуде о разводу брака, исто треба доставити надлежној матичној служби како би се дата чињеница евидентирала.